| （一）學校報名 |
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| 報名查詢： |
- 建議學校於擬參加的行程出發12星期前，致電華暢東方文化國際交流有限公司提出參團意向，以便組織。
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| 提交報名表格： |
- 查詢報名情況後，學校於本公司網頁下載「學校報名表」，於擬參加的行程出發12星期前把填妥的報名表電郵或傳真至陳女士或梁女士辦理（傳真：2885 1666），如1個星期內未收到回覆，請致電查詢。
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| 確認名額： |
- 本公司收到「學校報名表」後，1星期內回覆學校能否出團。如果確認出團，則向學校發出「接納報名通知書」。
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| （二）提交參加者資料及預約簡介會 |
- 學校於本公司網頁下載並填妥以下文件，於行程出發12星期前交予本公司：
1.「參加師生報名總表」（Excel檔） *（請以電郵遞交）
2. 參加者回鄉證/護照副本
3.「學生全額資助申請信」
4.「特殊學校獲資助隨團教師人數確認信」（只適用於特殊學校）
5.「簡介會及分享會預約表」填妥後傳真至2885 1666 |
- 簡介會須於出發前1-3個星期內舉行
- 學習分享會須於行程結束後4個星期內舉行
郵寄地址︰香港九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室，信封面註明「省外行──香港中學生內地交流計劃」（2023/24）。
*（為確保個人私隱受到保護，如透過電郵遞交包含個人資料的報名表及證件副本，請加密處理） |
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| （三） 繳交團費 |
- 本公司向學校發出團費發票。學校須於行程出發前90天繳付團費。繳費方式有兩種：
1.匯款：
戶名：華暢東方文化國際交流有限公司
HUACHANG ORIENTAL CULTURE INTERNATIONAL EXCHANGE LIMITED
銀行：中國銀行（香港）Bank of China（Hong Kong） 帳戶號碼：012-586-0-0-17926-3
銀行：匯豐銀行（HSBC） 帳戶號碼：124-254640-838
將匯單副本電郵至mep@hcocie.hk ，註明學校名稱，行程路線及出發日期。
2.支票：
支票抬頭寫「華暢東方文化國際交流有限公司」，並在支票背面註明學校名稱，行程路線、出發日期及發票號碼，信封面註明省外行──香港中學生內地交流計劃」（2023/24）。
郵寄地址：香港九龍旺角塘尾道18號嘉禮大廈14樓C-D室
收件人：陳女士／梁女士
- 本公司會於確認收取學校團費後，向學校發出已蓋上付款印花稅的收據。
- 如學校於出發前有人數的變更或須要求入住單人房，請儘快通知本公司。
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| （四）出席簡介會 |
- 根據學校填寫的【簡介會及分享會預約表】，本公司會安排代表在指定時間到校，為學生、隨團教師及家長舉行出發前簡介會。（須於出發前1-3個星期內舉行）
- 時間：約1-1.5小時。
- 對象：所有參加者，參加學生及隨團教師必須出席。
- 內容：介紹學習重點、學習行程、行政安排、保險安排、惡劣天氣的出團安排以及注意事項等。
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| （五）預備出團 |
- 出團前1星期內，本公司向學校提供領隊、入住酒店等資料。而該團領隊會透過電話通知負責老師集合時間、回程解散時間等資料。
- 缺席︰如出發當日有參加者因病或個人理由未能出席，請負責教師即時通知領隊，並填寫及簽署「團員缺席表格」。
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| （六）行程結束後的學習分享會 |
- 行程結束後4星期內，學校須自行組織學習分享會進行分享活動，學校可自行決定分享會的形式，例如：專題研習報告、在週會中進行匯報等。
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| （七）提交問卷及其他跟進事項（學校須交回的三份文件） |
- 行程最後一天，所有參加者須填寫《學生問卷》和《教師問卷》，填妥後交給領隊。
- 行程結束後1星期內，學校須填寫「參加師生人數確認信」，然後送交至本公司以確認實際資助師生人數。
- 行程結束後1星期內，將學生的缺席證明文件（如有缺席者適用）傳真至2885 1666。
- 行程結束後1個月內，學校須填寫《學校問卷》，並傳真（傳真號碼：3104 0716）至教育局全方位學習及內地交流組2。
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| （八）承辦機構聯絡資料 |
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